Bei wem liegt die Verantwortung für das Recruiting? Fachbereich? Oder doch bei Recruiting? Das sorgt nicht selten für hitzige Diskussionen – insbesondere, wenn Fachbereiche auf Recruiting zeigen, es aber mit der Feedbackgeschwindigkeit selbst nicht so genau nehmen… Dabei ist die Antwort ganz einfach – wenn man Recruiting endlich als das begreift, was es ist bzw. sein sollte: eine professionelle Service-Dienstleistung mit klarem Auftrag. Wie das Zusammenspiel mit dem Fachbereich gelingt, was Recruiting leisten muss, um ernst genommen zu werden, und wie aus Dysfunktion echtes Teamplay wird – hier einige Grundlagen:
In aller Kürze
Recruiting ist Process Owner des gesamten Personalgewinnungsprozesses
Fachbereiche tragen allerdings eine hohe Mitverantwortung und müssen zur Mitarbeit verpflichtet werden
Know-how, Verbindlichkeit und klare Prozesse schaffen Vertrauen und entlasten beide Parteien
Erfolgreiches Recruiting ist Teamarbeit auf Augenhöhe – und macht auch bei Bewerbenden Eindruck
Warum ist die Zusammenarbeit mit dem Fachbereich so entscheidend?
Recruiting ist keine Einbahnstraße. Und schon gar kein „Lieferant von Bewerbern“. Wer glaubt, dass das HR-Team nur zuarbeitet, verkennt die Dynamik moderner Personalgewinnung. Der Arbeitsmarkt ist enger denn je, die Anforderungen steigen, und Recruiting braucht heute weit mehr als Bauchgefühl. Doch genau hier liegt der Knackpunkt: Viele Fachbereiche unterschätzen die Komplexität des Recruitings oder fühlen sich durch schlechte Erfahrungen zum Handeln gezwungen. Die Folge: Eigenlösungen, Parallelprozesse, Frust.
Wenn Recruiting auf Augenhöhe agiert, Fachbereiche professionell begleitet und echte Mehrwerte liefert, entsteht aus Skepsis echtes Vertrauen – und messbare Ergebnisse.
Die Rollen klar verteilen: Wer macht was?
Recruiting ist Process Owner – und das bedeutet: Verantwortung für den gesamten Bewerbungsprozess, von der Ausschreibung (die der Fachbereich nur fachlich bestätigen muss) bis zum finalen Interview. Der Fachbereich hingegen hat eine hohe Mitverantwortung: für Feedback, Termintreue, teilweise auch Kommunikation mit Kandidat:innen.
Diese Klarheit ist essenziell. In vielen Unternehmen fehlen diese Absprachen, was zu Reibung, Verzögerung und Frustration führt. Service-Level-Agreements können helfen, verbindliche Zeiträume und Aufgaben festzuhalten: z. B. 48 Stunden Zeitslot für das Screening durch Recruiting, drei Tage Zeit für Feedback durch den Fachbereich.
Recruiting als Service: So überzeugt man den Fachbereich
Gutes Recruiting zeigt Wirkung. Doch dafür braucht es mehr als Willen. Nur wer einen echten Mehrwert liefert, wird ernst genommen. Wie schafft Recruiting also Mehrwerte?
Erstklassige Stellenanzeigen, mit datenbasierten Empfehlungen zu Titel, Keywords & Tonalität, die am Ende Bewerbende generieren.
Vorschläge für Interviewleitfäden
Zielgerichtete Vorauswahl mit Kommentaren, was auffiel und warum eine Einladung sinnvoll ist
Aufbereitung von Markt- und Gehaltsdaten
Social Media Bilder, die der Fachbereich nur noch posten muss
Typische Hürden – und wie Sie sie überwinden
Nicht alles läuft rund – das ist normal. Doch wer vorbereitet ist, kann viele Stolpersteine elegant umschiffen:
Zeitmangel im Fachbereich: Klare Planung, Terminblocker im Kalender, vorbereitete Interviewslots
Unprofessionelle Tools oder keine Nutzung des Bewerbermanagementsystems: Schulungen, Tutorials oder direkte Unterstützung
Silberrücken-Syndrom: Mit Know-how, Zahlen & Fakten auftreten. Kein Bauchgefühl, sondern Argumente – und zur Not professionell eskalieren
Unklare Prozesse: Visualisierte Prozessabläufe, SLA-Vereinbarungen, Eskalationspfade im Notfall
Fehlende Wertschätzung: Recruiting muss liefern – und Erfolge sichtbar machen
Wer so agiert, wird gehört, geschätzt und eingebunden.
Fazit
Recruiting funktioniert nicht allein. Und es funktioniert nicht ohne Haltung. Wer Erfolg will, muss:
Klarheit schaffen – über Rollen, Verantwortung und Erwartungen
Auf Augenhöhe mit dem Fachbereich kommunizieren
Tools und Wissen gezielt einsetzen
Kandidat:innen und Fachbereiche durch den Prozess führen
Mut haben zur Grenze, wenn es sein muss
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