Stellenbriefing: Must-have für eine gute Stellenanzeige

Warum ist ein Briefing so wichtig?

Ein effektives Briefing ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Stellenanzeige. Ohne ein klares Verständnis der Anforderungen und Erwartungen kann es leicht zu Missverständnissen kommen, die die Qualität der Bewerbungen beeinträchtigen und den gesamten Recruiting-Prozess verzögern.

Ein schlechtes oder fehlendes Briefing kann dazu führen, dass die Stellenanzeige nicht die richtigen Kandidaten anspricht. Dies resultiert oft in einer Vielzahl von Bewerbungen, die jedoch nicht den tatsächlichen Anforderungen der Position entsprechen. Die Folge sind unnötige Absagen und ein verschwendeter Aufwand für beide Seiten.

Was braucht ein wirklich gutes Briefing?

Ein umfassendes Briefing sollte alle relevanten Informationen enthalten, die der Recruiter benötigt, um eine zielgerichtete und ansprechende Stellenanzeige zu erstellen. Dazu gehören:

Klare Definition des gesuchten Profils

Der Recruiter muss genau wissen, welches Profil gesucht wird. Das umfasst sowohl fachliche Qualifikationen als auch persönliche Eigenschaften, die für die Position wichtig sind.

Präzise Aufgabenbeschreibung

Eine detaillierte Beschreibung der Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten hilft dabei, die Erwartungen an die Position klar zu kommunizieren.

Anforderungsprofil

Hier sollten die notwendigen Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten aufgeführt werden. Es ist wichtig, zwischen „Must-Haves“ und „Nice-to-Haves“ zu unterscheiden.

Benefits und Unternehmenskultur

Informationen über die Vorteile der Position und die Unternehmenskultur sind entscheidend, um die richtigen Kandidaten anzusprechen und zu begeistern.

Rahmenbedingungen

Details zu Arbeitszeiten, Gehalt, Arbeitsort und weiteren Rahmenbedingungen sollten ebenfalls im Briefing festgehalten werden.

Beispiel: Folgen eines schlechten Briefings

Frank Heger berichtete aus seiner Berufspraxis: Ein Fachbereich entschied sich, ein Briefing zu überspringen und vertraute auf die „letzte Ausschreibung“. Der Recruiter nutzte daher eine Stellenanzeige für einen Maschinenbauingenieur mit dem Profil eines Absolventen. Die Anzeige erhielt viele Bewerbungen, aber die meisten Bewerber erfüllten nicht die eigentlichen – nicht kommunizierten – Anforderungen des Fachbereichs, der eigentlich einen erfahrenen Profi für ein komplexes Projekt suchte. Dies führte zu einer unnötigen Arbeit für den Recruiter und Frustmomente für Bewerber.

So gehen Sie richtig vor: Schritte zum effektiven Briefing

Um solche Fehler zu vermeiden, sollten Sie folgende Schritte beachten:

Entwicklung eines Briefingbogens

Erstellen Sie einen strukturierten Briefingbogen, der alle wichtigen Punkte abdeckt. Dieser sollte in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich entwickelt werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen erfasst werden.

Durchführung von Briefinggesprächen

Führen Sie ausführliche Gespräche mit dem Fachbereich, um die spezifischen Anforderungen und Erwartungen zu klären. Nutzen Sie den Briefingbogen als Leitfaden, um keine wichtigen Punkte zu vergessen.

Dokumentation und Nachbereitung

Dokumentieren Sie alle besprochenen Punkte und verwenden Sie diese Informationen bei der Erstellung der Stellenanzeige. Halten Sie den Fachbereich über den Fortschritt auf dem Laufenden und passen Sie das Briefing bei Bedarf an.

Typische Fragen im Briefing

Ein effektives Briefing umfasst eine Reihe von Fragen, die dazu beitragen, das gesuchte Profil klar zu definieren:

• Welche Ausbildung oder welches Studium ist erforderlich?
• Welche beruflichen Erfahrungen sollten Bewerber mitbringen?
• Gibt es spezifische Programme oder Tools, die beherrscht werden müssen?
• Welche persönlichen Eigenschaften sind für die Position wichtig?
• Wie sieht die Teamstruktur aus und welche Zusammenarbeit wird erwartet?
• Welche Rahmenbedingungen gelten, z.B. Gehalt, Arbeitszeiten, Arbeitsort?

Tipps zur Optimierung des Briefings

Um das Briefing effektiv zu gestalten, beachten Sie folgende Tipps:

• Strukturierte Vorbereitung: Bereiten Sie das Briefing im Voraus vor und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Themen abgedeckt werden.
• Offene Kommunikation: Fördern Sie eine offene und ehrliche Kommunikation mit dem Fachbereich, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Flexibilität: Seien Sie flexibel und bereit, das Briefing anzupassen, falls sich Anforderungen im Laufe des Recruiting-Prozesses ändern.
• Dokumentation: Halten Sie alle Informationen schriftlich fest, um eine konsistente und klare Basis für die Erstellung der Stellenanzeige zu haben.

Häufige Hürden und wie man sie überwindet

Bei der Durchführung eines Briefings können verschiedene Herausforderungen auftreten:

• Zeitmangel: Oft fehlt sowohl dem Recruiter als auch dem Fachbereich die Zeit für ausführliche Briefinggespräche. Eine gute Planung und Priorisierung kann hier helfen.
• Unklare Anforderungen: Manchmal sind die Anforderungen an die Position nicht klar definiert. Durch gezielte Fragen und Diskussionen kann dies geklärt werden.
• Widerstand gegenüber Veränderungen: Einige Fachbereiche sind resistent gegen neue Prozesse. Hier kann eine klare Kommunikation der Vorteile und eine schrittweise Einführung des Briefing-Prozesses hilfreich sein.

Fazit: Die Relevanz eines strukturierten Briefings

Ein gut durchgeführtes Briefing ist unerlässlich für die Erstellung erfolgreicher Stellenanzeigen. Es stellt sicher, dass die Anforderungen klar definiert sind und die richtigen Kandidaten angesprochen werden. Durch eine strukturierte Vorgehensweise und die Berücksichtigung aller relevanten Aspekte können Sie die Qualität und Quantität der Bewerbungen erheblich verbessern und den Recruiting-Prozess effizienter gestalten.

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