🚀 Von Chaos zu Klarheit: Ein praxisnaher Vorschlag, wie du deinen Recruitingprozess besser machen kannst 🚀

Letzte Woche hatte ich geschrieben, wie man die #TimeToHire runterbringen kann (wie auch immer man sie definiert). Da im Nachgang ein paar Fragen zur konkreten Ausgestaltung des Prozesses kamen, will ich hier noch ein wenig Licht ins Dunkel bringen. Und ein Beispiel zeigen, wie ich persönlich einen Recruitingprozess abbilde, v.a. im #Bewerbermanagementsystem.

Why? Langwierige und ineffiziente Recruitingprozesse kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld und Talent. Und sie nerven Recruiter. Eine der ersten Dinge, die ich in einem Turnaround-Projekt daher tue, ist die Analyse des Recruitingprozesses und seine Anpassung. Dabei kannst du wie folgt vorgehen:

1️⃣ Analysiere den Prozess mit deinen Recruitern sorgfältig und „zeichne“ ihn nach

2️⃣ Passe den Prozess dort an, wo es sinnvoll ist

3️⃣ Übertrage den Prozess so gut wie möglich in dein Bewerbermanagementsystem – manche Systeme bieten verschiedene Möglichkeiten der Automatisierung, andere bieten Workarounds; sei hier extrem penibel, manchmal kann man Prozesse danach nicht mehr einfach anpassen.

4️⃣ Spalte ihn hierbei in kleinere Phasen auf, um genau messen zu können, wie lange ein bestimmter Prozessschritt braucht

5️⃣ Füge dabei ggf. Meilenstein-Phasen ein – bspw. „Feedback Hiring Manager angefragt“ oder „erhalten“ – das ist ein bestimmter Datumsstempel, analog zum Projektmanagement, der anzeigt, dass hier ein bestimmtes Ziel erreicht wurde. In diesem Beispiel ließe sich dadurch bspw. messen, wie lange der Fachbereich für sein Feedback braucht.

Disclaimer: Manche BMS können Abstände zwischen Phasen gut messen, andere sind echt nicht gut darin – hier können solche Meilenstein-Phasen helfen.

👉 Wie kann das beispielsweise aussehen?

Vor der Anpassung (typischer Standardprozess eines BMS):

• 1. Bewerbung eingegangen
• 2. Screening
• 3. Warten auf Feedback
• 4. Interview
• 5. Angebot
• 6. Einstellung

Nach der Anpassung:

• 1. Bewerbung eingegangen
• 2. Screening Recruiting
• 3. Nachforderung Unterlagen
• 4. Unterlagen vollständig ⭐
• 5. Weiterleitung an Fachbereich ⭐
• 6. Feedback Fachbereich erhalten ⭐
• 7. Einladung Interview 1 ⭐
• 8. Interview durchgeführt 1
• 9. Einladung Interview 2 ⭐
• 10. Interview durchgeführt 2
• 11. Angebotscall
• 12. Einreichung Betriebsrat ⭐
• 13. Feedback Betriebsrat erhalten ⭐
• 14. Angebot versendet ⭐
• 15. Vertrag zurück ⭐
• 16. Einstellung

(die mit ⭐ markierten Phasen sind Möglichkeiten für Meilensteine, die nicht unbedingt durch BMS gemessen werden – wie bspw. Time-to-Interview als solches)

💡 Was bringt das in der Praxis:

• Ein detaillierter und gut strukturierter Prozess ist weder besonders aufwändig zu skizzieren noch schwer zu verstehen. Man braucht nur etwas Brain-Work zu Anfang. Die Ergebnisse in Bezug auf Time to Hire und Candidate Experience sind hingegen enorm.

• Ein schneller und transparenter Prozess verbessert nicht nur die interne Effizienz, sondern auch das externe Image deines Unternehmens.

• Ein optimierter Recruitingprozess führt zu einer schnelleren Besetzung offener Stellen und verbessert die Wahrnehmung deines Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber – beides spart bares Geld.

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